Le e-mail sono attività che richiedono tempo e non sono sufficientemente automatizzate nel nostro lavoro quotidiano. Inoltre, le conversazioni ripetitive non sono solo dispendiose in termini di tempo, ma anche frustranti ed estenuanti per i dipendenti qualificati e motivati.
A questo scopo, Mailytica ha sviluppato un innovativo bot di risposte delle e-mail, che comprende il significato delle email grazie all’intelligenza artificiale (AI), ed è in grado di suggerire risposte automatiche chiamate “Smart Responses” (risposte intelligenti).
Quando ricevi un'e-mail in arrivo:
puoi lavorare dalla tua solita casella di posta elettronica, dove il bot di risposte di Mailytica è integrato automaticamente.
Utilizzare la funzione Smart Response di Mailytica:
Un semplice click sul pulsante Smart-Response chiamerà il bot di risposta Mailytica.
Il bot di risposta Mailytica analizza le e-mail in arrivo:
{ classfication: „delivery_time_request“, priority: „urgent“, from: „Timo Streich“, article: „Visitenkarten“, article_no: „421349.44", quantity: 300 }
Mailytica trova richieste simili nella tua cronologia delle email e crea una risposta intelligente:
La risposta intelligente considera i parametri dell'analisi delle e-mail, come la quantità e l'articolo.
Modifica la bozza per la tua e-mail e inviala:
Mailytica memorizza la risposta intelligente nella tua cartella delle bozze. Naturalmente avete la possibilità di modificare la risposta prima di inviarla.
Il bot di risposte ordina tutte le e-mail in arrivo in base al loro significato. Ciò significa che tutte le e-mail, o i singoli paragrafi all'interno di una e-mail, sono divisi in gruppi e argomenti. Mailytica esamina poi come avete risposto a transazioni commerciali identiche in passato, e raccomanda di nuovo questa risposta come una bozza di email chiamata "risposta intelligente". Durante questo processo, i singoli dati come nomi e articoli vengono compilati automaticamente con variabili. Prima di inviarla, puoi rivedere e modificare la bozza per la tua e-mail.
Il bot di risposte Mailytica utilizza le tue precedenti risposte alle stesse transazioni commerciali e utilizza il concetto di machine learning per le e-mail. Questo assicura che il tuo stile di scrittura rimanga coerente e che i tuoi clienti non abbiano mai l'impressione di parlare con un computer. Il bot risposta agisce completamente nascosto e quindi produce un alto grado di automazione con caratteristiche umane.
Il bot di risposte di Mailytica utilizza vari algoritmi di machine learning e intelligenza artificiale per capire le tue email e suggerire risposte automatiche.
Prima di tutto, tutte le tue e-mail vengono analizzate con metodi computerizzati di “analisi testuale“. Questo viene fatto utilizzando strumenti come l’estrazione di informazione, la classificazione, la lemmatizzazione (generazione automatica della forma di base delle parole), la discriminazione dei termini, il filtraggio delle parole vuote, il riconoscimento vocale e il riconoscimento degli argomenti e delle entità. Con l’aiuto degli algoritmi NLP (Natural Language Processing) si comprende il significato delle singole e-mail e dei paragrafi. In altre parole, il bot di risposta non solo è in grado di rispondere alle parole chiave, ma comprende anche la relazione tra le singole parole e frasi e quindi è in grado di comprendere le e-mail in modo olistico.
In una seconda fase, tutte le e-mail dei diversi gruppi sono ordinate per “soggetti“. In questo modo, le e-mail per le transazioni commerciali ripetitive vengono rilevate e memorizzate insieme.
D’ora in poi, quando si ricevono email dai propri partner commerciali, entrano in gioco gli algoritmi di machine learning di Mailytica: ogni email in arrivo passa attraverso un processo di segmentazione dove viene esaminata per il suo messaggio e il suo contenuto.
Anche in questo caso vengono utilizzate le tecniche NLP (Natural Language Processing). L’algoritmo di apprendimento automatico esamina quindi se la nuova email può essere assegnata ad un oggetto del vecchio set di email. Poiché le tecniche della NLP sono in grado di estrarre un significato, le e-mail nuove e vecchie non devono necessariamente corrispondere esattamente a ciò che è stato scritto – contano solo l’affermazione o la semantica, non lo stile di scrittura. Se c’è un punto in comune, la rilevanza e la corrispondenza vengono esaminate e valutate.
In caso di assegnazione positiva di un’e-mail in entrata a un argomento esistente, il bot di risposte può proporre una risposta adeguata (“smart response”) all’argomento precedente. Per fare questo, l’algoritmo di machine learning cerca di sapere se hai risposto a queste transazioni commerciali in passato. Dopo aver ottenuto le risposte appropriate, vengono trasmesse al bot di risposte. Infine, la risposta suggerita apparirà come una bozza di e-mail nella tua casella di posta elettronica.
Problemi ricorrenti di supporto tecnico.
Domande dei clienti sui tempi di consegna e sui costi di spedizione.
Processo di approvazione dell'ordine di acquisto.
Richieste di validità del preventivo.
La formazione del bot di risposte si basa sulle e-mail delle stesse transazioni commerciali del passato. Pertanto, il bot di risposte utilizza i concetti di intelligenza artificiale e di machine learning. In questo modo viene eliminato il noioso addestramento manuale.
Il bot di risposta fa parte di un sistema più ampio: ha una API REST e integrazioni in sistemi ERP e CRM che permettono l'interazione con tutti i programmi della tua azienda.
L'impiego dei più moderni ed efficaci algoritmi di NLP (Natural Language Processing) e di intelligenza artificiale garantisce un'elevata qualità delle risposte automatiche.
