E-mails zijn een tijdsintensief en nauwelijks geautomatiseerd onderdeel van ons dagelijks werk. Bovendien zijn repetitieve e-mail gesprekken niet allen tijdrovend, maar ook frustrerend voor gekwalificeerde en gemotiveerde medewerkers.
Voor dit doel heeft Mailytica een innovatieve AI e-mail smart answer gelanceerd, die gebruik maakt van Natural Language Processing (NLP) en Artificiële Intelligence (AI) om de betekenis van e-mails te begrijpen en vervolgens automatische antwoorden te suggereren, de zogenaamde “Smart Responses”.
Een inkomende e-mail bereikt u
U werkt in uw gebruikelijke e-mail mailbox, waarin de AI e-mail smart answer-bot van Mailytica automatisch is geïntegreerd.
U roept de smart-response functie van Mailytica op
Een simpel klik of de smart-response knop roept de AI e-mail smart answer bot van Mailytica op.
Mailytica's AI e-mail smart answer bot analyseert inkomende e-mails
{ classfication: „delivery_time_request“, priority: „urgent“, from: „Timo Streich“, article: „Visitekaartje“, article_no: „421349.44", quantity: 300 }
Mailytica vindt vergelijkbare aanvragen in uw e-mail historie en zorgt voor een smart-response
De smart-response houdt rekening met de parameters uit de e-mail analyse, bijvoorbeeld het aantal stuks en het artikel.
U wijzigt de ontwerp e-mail en verstuurt deze
Mailytica slaat de smart-response op in uw ontwerpmap. Natuurlijk heeft u de mogelijkheid om de e-mail opnieuw aan te passen en te versturen.
De AI e-mail smart answer bot classificeert alle inkomende e-mails op basis van hun belang. Dit betekent dat alle e-mails, of de individuele paragrafen binnen een e-mail, zijn onderverdeeld in groepen van onderwerpen. Vervolgens onderzoekt Mailytica hoe u in het verleden op identieke zakelijke transacties hebt gereageerd en stelt deze reactie opnieuw voor als een"smart-response" e-mailontwerp. Individuele gegevens zoals namen en artikeldata worden automatisch ingevuld. Voor het verzenden, kunt u de e-mail ontwerp controleren, bewerken en vervolgens verzenden.
Mailytica's AI e-mail smart answer-bot gebruikt uw vorige antwoorden op dezelfde zakelijke transacties en maakt gebruik van het concept "e-mail machine learning". Dit zorgt ervoor dat uw schrijfstijl altijd behouden blijft en dat uw tegenover nooit de indruk krijgt dat u met een computer praat. De e-mail reply bot werkt volledig op de achtergrond en zorgt dus voor een hoge mate van automatisering met menselijke trekjes.
Mailytica’s AI e-mail smart answer bot maakt gebruik van artificiële intelligentiemodellen en algoritmen om uw e-mails te begrijpen en automatische antwoorden te suggereren.
Eerst worden uw e-mails geanalyseerd met behulp van geautomatiseerde ‘Text Intelligence’ methoden. Hiervoor worden de bijbehorende tools gebruikt, zoals e-mail cleaning, classificatie, lemmatization (automatisch genereren van de basisform), term discriminatie, stop word filter, taalherkenning, onderwerp erkenning (entity recognition). Met behulp van deze zogenaamde NLP (Natural Language Processing) algoritmen wordt de betekenis van de individuele e-mails en paragrafen begrepen. Dit betekent dat de AI e-mail smart answer-bot niet alleen in staat is om te reageren op belangrijke trefwoorden, maar ook de relatie van enkele woorden en zinnen begrijpt en daardoor de e-mails alomvattend kan begrijpen.
In een tweede stap worden alle e-mails gecategoriseerd in verschillende groepen naar zogenaamde ‘Topics’. Zo worden e-mails over repetitieve zakelijke transacties herkend en samen opgeslagen.
Als u nieuwe e-mails ontvangt van uw zakelijke partners, worden de ‘e-mail machine learning’ algoritmes van Mailytica gebruikt. Elke inkomende e-mail gaat door en pijplijn en wordt onderzocht op zijn bericht en inhoud.
Ook hier worden de technieken van Natural Language Processing gebruikt. Daarna kijkt de e-mail machine learning of de nieuwe e-mail kan worden toegewezen aan een onderwerp van oude e-mails. Aangezien NLP in staat is om de betekenis te extraheren, hoeven nieuwe e-mails en de oude e-mails niet exact overeen komen met wat er is geschreven – alleen de verklaring of de semantiek telt, maar niet de schrijfstijl. Als er een overeenstemming is, wordt de relevantie en de overeenstemming onderzocht en geëvalueerd.
In het geval van een positieve toewijzing van een inkomende e-mail aan een bestaand onderwerp, kan de AI e-mail smart answer bot een passend antwoord (‘smart response) op het bestaande onderwerp vorstellen. Hiervoor kijkt de e-mail machine learning pijplijn naar hoe u in het verleden op deze business cases heeft gereageerd. Als de antwoorden duidelijk zijn, kunnen deze nu worden overgezet naar de e-mail reply bot. Daarna zal de voorgestelde e-mail respons als een e-mail ontwerp in uw mailbox verschijnen.
Het duurt alleen maar seconden van de analyse tot het maken van een automatische antwoord e-mail. Daarna kunt u de e-mail ontwerp controleren, bewerken en versturen.
Terugkerende vragen in een helpdesk
Vragen van klanten over levertijden en verzendkosten
Vrijgaveproces in het systeem van de leverancier
Aanvragen voor de geldigheid van een offerte
De AI e-mail smart answer wordt getraind op basis van e-mails over dezelfde zakelijke transacties in het verleden. Zo gebruikt het e-mail antwoord bot de modellen van "Artificiële Intelligentie" en "machine learning". Dit vermijdt moeizaam, manueel leren.
De AI e-mail smart answer bot is een onderdeel van het grote geheel: Een REST-API en integraties met ERP- en CRM-systemen maken interactie met uw bedrijfsprogramma's mogelijk.
Het gebruik van de meeste moderne en effectieve NLP (Natural Language Processing) en AI (Artificiële Intelligence) algoritmes zorgt voor een hoge kwaliteit van automatische e-mail ontwerpen.
