KI E-Mail Routing

Automatische Weiterleitung von E-Mails in einem Funktionspostfach an die richtige Ansprechperson

Das KI E-Mail Routing ist in der Lage eingehende E-Mails zu analysieren, klassifizieren und anschließend automatisch an die richtige Stelle im Unternehmen weiterzuleiten. Dieses KI E-Mail Routing, oder auch E-Mail Triage genannt, arbeitet im Verborgenen auf Basis von Künstlicher Intelligenz und hochentwickelten NLP (Natural Language Processing) Algorithmen.

Aufgrund dieser Textklassifizierungs-Algorithmen kann das KI E-Mail Routing erkennen, zu welchem Sachverhalt eingehende E-Mails gehören. Im Anschluss werden eingehende E-Mails automatisch den gefundenen Themen zugeordnet und entsprechend weitergeleitet.

Das Textverständnis geht dabei über die Erkennung einzelner Schlagwörter hinaus. Vielmehr versteht das KI E-Mail Routing den Kontext der individuellen E-Mails.

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1.
Eingehende E-Mails
Anfrage
Art-Nr 8530 50 Stück
Eilig
Kontaktaufnahme
Kontaktaufnahme
Ein Kunde hat eine eilige Anfrage über 50 Stück zu einem bestimmten Artikel.
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2.
Klassifizierung nach Geschäftsvorfall
Liefertermin
Anfrage
Rechnungsanfrage
Eilig
Kontaktaufnahme
E-Mail Machine Learning
Mailytica erkennt die Absicht und Ziel der Kundenanfrage. Anschließend klassifiziert Mailytica die E-Mail und ordnet diese den Kategorien „Eilig“ und „Anfrage“ zu.
3.
Anschließende Aktion
- Kundenanfragen zu einem bestimmten Thema werden immer automatisch zu einem bestimmten Mitarbeiter weitergeleitet.
- Alle eiligen Anfragen werden mit einem roten Label „Dringend“ in Ihrem Postfach markiert.
- Die E-Mail wird je nach Klassifizierung in einen bestimmten Outlook-Ordner verschoben.
Kontaktaufnahme
Integration in Geschäftsprozesse
Die Integration erfolgt nahtlos über ein Add-On in Outlook, Gmail oder Zendesk. Die Klassifizierung kann auch über eine REST-API Schnittstelle einem Drittsystem zur Verfügung gestellt werden. Mittels einer solchen API-Abfrage können Prozesse und Workflows in bestehenden Geschäftsprogrammen mit einer E-Mail Klassifizierung angereichert werden.
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Wie funktioniert das KI E-Mail Routing?

Zu Beginn steht ein Datenset mit E-Mails, in welchem in einem “Initialisierunglauf” alle E-Mails automatisch einer bestimmten Kategorie zugeordnet werden. Hierbei kristallisieren sich sogenannten “Hot-Topics” heraus, welche wiederkehrende Geschäftsvorfälle darstellen.

Mailytica erkennt jedoch nicht nur die Kategorien. Zusätzlich wird im Datenset analysiert wohin die E-Mails innerhalb der einzelnen Kategorien weitergeleitet wurden. Dies bedeutet, dass die Regeln automatisch auf Basis des Datensets erkannt und definiert werden. Natürlich können diese Routingregeln jederzeit geprüft und falls notwendig manuell nachjustiert werden.

Nach dem Initialisierungslauf kennt Mailytica die “Hot-Topics”, also die wiederkehrenden Geschäftsvorfälle und kann automatisch eingehende E-Mails entsprechend der Routing-Regeln zu den gewünschten Stellen weiterleiten.

E-Mails welche nicht eindeutig klassifizierbar sind, können jederzeit manuell weitergeleitet werden. Mit jeder manuellen Weiterleitung lernt Mailytica dazu und kann dieses neue Wissen auf alle zukünftigen E-Mails anwenden. Mailytica wird somit automatisch im laufenden Betrieb in neuen und alten Kategorien fortlaufend trainiert und kann die Routing-Raten kontinuierlich steigern.

Was zeichnet das KI E-Mail Routing von Mailytica aus?

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Beim KI E-Mail Routing handelt es sich natürlich um einen iterativen Prozess - die Anwendung lernt mittels Künstlicher Intelligenz stetig. Die Breite und die Qualität der Entscheidungen wachsen somit von Tag zu Tag.

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