E-Mail Klassifizierung / Routing

Die Algorithmen von Mailytica klassifizieren und routen mittels E-Mail Machine Learning neue, eingehende E-Mails.

Die Klassifizierung wird nach Kategorien, bzw. Geschäftsvorfälle wie beispielsweise eine Lieferterminanfrage oder eine Rechnungsanfrage vorgenommen.

Mailytica ist mittels Künstlicher Intelligenz in der Lage eingehende Emails zu analysieren, klassifizieren und mit Email Machine Learning automatisch an die richtige Stelle im Unternehmen weiterzuleiten. Dieses Email Routing, oder auch Email Triage genannt, arbeitet im Verborgenen auf Basis von Email Machine Learning und hochentwickelten NLP (Natural Language Processing) Algorithmen.

Aufgrund der Textklassifizierungs-Algorithmen kann Mailytica erkennen, zu welchem Sachverhalt eingehende Emails gehören. Die Klassifizierung geht dabei über die Erkennung einzelner Schlagwörter hinaus. Vielmehr versteht Mailytica den Kontext einzelner Sätze, Paragraphen und Emails. Im Anschluss werden eingehende Emails automatisch den gefundenen Themen zugeordnet.

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1.
Eingehende E-Mails
Anfrage
Art-Nr 8530 50 Stück
Eilig
Kontaktaufnahme
Kontaktaufnahme
Ein Kunde hat eine eilige Anfrage über 50 Stück zu einem bestimmten Artikel.
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2.
Klassifizierung nach
Geschäftsvorfall
Liefertermin
Anfrage
Rechnungsanfrage
Eilig
Kontaktaufnahme
E-Mail Machine Learning
Mailytica erkennt die Absicht und Ziel der Kundenanfrage. Anschließend klassifiziert Mailytica die E-Mail und ordnet diese den Kategorien „Eilig“ und „Anfrage“ zu.
3.
Anschließende Aktion
- Kundenanfragen zu einem bestimmten Thema werden immer automatisch zu einem bestimmten Mitarbeiter weitergeleitet.
- Alle eiligen Anfragen werden mit einem roten Label „Dringend“ in Ihrem Postfach markiert.
- Die E-Mail wird je nach Klassifizierung in einen bestimmten Outlook-Ordner verschoben.
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Integration in Geschäftsprozesse
Die Integration erfolgt nahtlos über ein Add-On in Outlook, Gmail oder Zendesk. Die Klassifizierung kann auch über eine REST-API Schnittstelle einem Drittsystem zur Verfügung gestellt werden. Mittels einer solchen API-Abfrage können Prozesse und Workflows in bestehenden Geschäftsprogrammen mit einer E-Mail Klassifizierung angereichert werden.
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Wie funktioniert das Email Routing?

Zu Beginn steht ein Datenset mit Emails, in welchem in einem “Initialisierunglauf” alle Emails automatisch einer sogenannten Kategorie zugeordnet werden. Hierbei kristallisieren sich in der Regel eine Reihe an sogenannten “Hot-Topics” heraus, welche häufig wiederkehrende Geschäftsvorfälle darstellen.

Mailytica erkennt jedoch nicht nur die Kategorien. Zusätzlich wird im Datenset analysiert wohin die Emails innerhalb der einzelnen Kategorien weitergeleitet wurden. Dies bedeutet, dass die Regeln automatisch auf Basis des Datensets erkannt und definiert werden. Natürlich können diese Routingregeln jederzeit geprüft und falls notwendig manuell nachjustiert werden.

Nach dem Initialisierungslauf kennt Mailytica die “Hot-Topics”, also die wiederkehrenden Geschäftsvorfälle und kann automatisch eingehende Emails entsprechend der Routing-Regeln zu den gewünschten Stellen weiterleiten. Emails welche nicht eindeutig klassifizierbar sind, können jederzeit manuell weitergeleitet werden. Mit jeder manuellen Weiterleitung lernt Mailytica dazu und kann dieses neue Wissen auf alle zukünftigen Emails anwenden. Mailytica wird somit automatisch im laufenden Betrieb in neuen und alten Kategorien fortlaufend trainiert und kann die Routing-Raten kontinuierlich steigern.

Was zeichnet das Email Routing von Mailytica aus?

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Beim Email Routing handelt es sich natürlich um einen iterativen Prozess - die Anwendung lernt mittels Künstlicher Intelligenz stetig. Die Breite und die Qualität der Entscheidungen wachsen somit von Tag zu Tag.

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